8.2. Система блокировок

Системой блокировок в JetCalc называется механизм, обеспечивающий контроль за своевременностью ввода и проверки первичных данных в формах ввода ответственными исполнителями.

Система блокировок JetCalc включает в себя следующие элементы:

1. Возможность изменения статуса документа на одно из следующих трех значений - открыт, заблокирован, проверен.

2. Ведение истории изменений статуса каждого документа по каждому отчетному периоду с фиксацией исполнителя, даты и времени изменения статуса.

3. Блокировка возможности изменения первичных данных в формах ввода при установлении статуса заблокировано или проверено.

4. Выполнение ряда проверок, обеспечивающих целостность и качество первичных данных, перед установлением статуса заблокирован.

Демонстрация работы системы блокировок

В качестве демонстрации работы системы блокировок на следующих рисунках представлены последовательные шаги, которые выполняют пользователи JetCalc при работе с системой блокировки.

Шаг 1. Ввод первичных данных.

Документ имеет статус Открыт, первичные ячейки доступны для редактирования.

Шаг 2. Блокировка документа по окончании ввода первичных данных.

В документе есть не исправленные контрольные точки. При нажатии на кнопку Заблокировать выходит панель с информацией о не пройденных проверках.

Шаг 3. Блокировка документа после исправления контрольных точек.

Документ получает статус Заблокирован. Вместо кнопки Заблокировать документ на интерфейсе появляются кнопки Утвердить документ и Разблокировать документ. Первичные ячейки меняют цвет заливки с зеленого на желтый, что свидетельствует о блокировке возможности изменения данных. Документ может быть разблокирован, что возвращает его на Шаг 1.

Шаг 4. Утверждение документа после проверки введенных данных.

Документ получает статус Проверен. Исчезает кнопка Утвердить документ, остается только кнопка Разблокировать документ. Первичные ячейки остаются желтого цвета. Документ может быть разблокирован, что возвращает его на Шаг 1.

Обычно первые три шага выполняют пользователи подразделений или дочерних организаций, которые отвечают за предоставление управленческой отчетности, четвертый же шаг выполняют пользователи головой организации или подразделений сводной отчетности, которые отвечают за проверку полученных форм отчетности.

В любой момент можно посмотреть историю изменений статуса документа, нажав на кнопку справа от кнопок изменения статуса с иконкой в виде белой буквы i в синем кружке:

Настройка системы блокировок

Настройка системы блокировок выполняется в административной панели в разделе Процессы. Настройка блокировок выполняется в следующем порядке:

1. Настраивается таблица статусов документа.

2. Определяются маршруты изменения статуса.

3. Для каждого маршрута настраиваются проверки, которые должны выполняться в момент смены статуса.

Таблица статусов настраивается в административной панели в разделе Процессы > Состояния. В данной панели необходимо настроить три статуса, определив для каждого следующие атрибуты, которые сведены в следующую таблицу:

Атрибут	Открыт	Заблокирован	Проверен
Код статуса	opened	closed	agreed
Наименование	Открыт	Заблокирован	Проверен
Краткое наименование	Открыт	Заблокирован	Проверен
Статус по умолчанию	да	-	-
Открыт	да	-	-
Заблокирован	-	да	-
Утвержден	-	-	да

Таблица статусов является единственной в JetCalc таблицей настройки, которую необходимо настроить строго в соответствии с вышеприведенными параметрами. Это обусловлено тем, что в этой таблице связываются коды статусов, с которыми выполняется связь с другими атрибутами в базе данных, с логическими атрибутами, на которые завязан программный код JetCalc.

Внешний вид настройки статусов документа представлен на следующем рисунке:

Следующим шагом является настройка маршрутов изменения статусов документа, которые определяются возможные варианты изменения одного состояния на другое. Маршруты настраиваются в административной панели на вкладке Процессы > Маршруты. Потенциально может быть определено шесть возможных маршрутов, хотя на практике имеет смысле только четыре маршрута, приведенные на следующем рисунке:

Как видно на приведенном выше рисунке в JetCalc используются следующие маршруты изменения статуса документа:

• Открыт > Заблокирован

• Заблокирован > Утвержден

• Заблокирован > Открыт

• Утвержден > Открыт

После создания маршрутов выполнятся настройка каждого из них по следующим разделам, каждый из которых может быть настроен как в отдельной вкладке, так и в контексте текущего маршрута:

• Периоды маршрутов - определяется перечень периодов, в которых может быть изменен статус документа; обычно это отчетные периоды;

• Зависимые периоды - для отдельных периодов маршрутов настраиваются проверки состояний зависимых периодов;

• Связанные периоды - для отдельных периодов маршрутов настраиваются автоматическое установление статуса документа для связанных периодов;

• Файлы - для отдельных периодов маршрутов настраиваются проверки наличия прикрепленный файлов определенного типа.

Далее приведено описание каждого раздела, настраиваемого в режиме контекста текущего маршрута.

Настройка периодов маршрутов

Для каждого маршрута настраивается перечень периодов, в которых может быть изменен статус документа. При этом для каждого из периодов определяется набор фильтров:

• Тип документа - определяет, для каких типов документов применяется текущий период маршрута;

• Группа объектов учета - определяет, для каких объектов учета применяется текущий период маршрута;

• Не в группе - атрибут, исключающий действие объектов учета для группы объектов учета.

Настройка связанных периодов

Для каждого маршрута настраивается перечень периодов маршрутов и связанных с ним других периодов, для которых автоматически изменяется статус документа одновременно с изменением статуса документа в периоде маршрута.

Настройка зависимых периодов

Для каждого периода маршрута определяется период, от статуса которого зависит возможность изменения статуса документа в соответствии с текущим маршрутом.

На приведенном выше рисунке установленная для периода Февраль зависимость от периода Январь и его статуса Заблокирован означает, что период Февраль может быть заблокирован только при условии, что уже заблокирован период Январь.

При этом для каждого из периодов определяется набор фильтров:

• Тип документа - определяет, для каких типов документов применяется текущий период маршрута;

• Группа объектов учета - определяет, для каких объектов учета применяется текущий период маршрута;

• Не в группе - атрибут, исключающий действие объектов учета для группы объектов учета.

Настройка проверки наличия файлов

Для группы периодов маршрута или отдельного период маршрута определяется для некоторых документов необходимость наличия прикрепленного файла, у которого установлен определенных тип файлов.

На представленном выше рисунке в квартальных отчетных периодах (март, июнь, сентябрь и декабрь) для документа Финансовые результаты проверяется наличие файла с типом Отчет о финансовых результатах, а для документа Бухгалтерских баланс - с типом Бухгалтерский баланс.