3.3. Доступность периодов

На практике очень часто возникают ситуации, что необходимо на какой-то период заблокировать возможность внесения изменений в отчетные документы, чтобы, например, отправить разным адресатам пакеты отчетности в разной комплектации, содержащие при этом одинаковые показатели.

При работе с электронными таблицами такой проблемы не возникает. Достаточно создать копию папки, содержащей файлы с отчетными данными, с новым наименованием, а редактирование продолжить в старой папке.

При работе в распределенной системе ввода данных с большим количеством пользователей прием с копированием папки невозможен. Однако в ней легко реализовать механизм, блокирующий возможность внесения изменений в формах ввода, чтобы на время блокировки проверить и распечатать либо сохранить в виде файлов .pdf необходимые отчеты для разных адресатов.

Хотя после блокировки отчетных периодов и подготовки необходимой отчетности можно снять блокировку периодов и продолжить редактирование данных, все же такая практика является очень вредной.

Приемлемой практикой является разработка внутренних регламентов, в которых жестко закрепляются крайние сроки сдачи отчетности, после наступления которых внесение любых изменений в отчетность рассматривается как чрезвычайная мера. Такие изменения могут осуществляется только на основании служебных записок и только лицами, уполномоченными на внесение изменений в закрытых отчетных периодах с ролью доступа Обход периодов.

Включение или выключение доступности периодов для внесения изменения данных выполняется в настройках системы Периоды > Отк.Периоды. Доступность периодов устанавливается отдельно для каждого календарного года. Отчетные периоды сгруппированы по группам периодов, имеющих признак Для пропусков. Доступность периодов могут устанавливать пользователи с ролью Открытие периодов.

Если же на практике необходимо собирать предварительные данные, которые затем будут уточняться и исправляться, то для такой ситуации рекомендуется создать свой набор предварительных периодов с группой периодов PREDV Предварительная отчетность, по которым собирать показатели отдельно и блокировать периоды по окончании ввода данных, а затем отдельно собирать и обрабатывать уже фактические показатели.

В этом случае достаточно легко настроить отчетность по сопоставлению предварительных и фактических данных, по итогам анализа которых можно принять необходимые организационные и дисциплинарные решения.