5. Создание документа

Документ является центральным элементом в системе JetCalc и предназначен для ввода в систему исходных данных и формирования производных от них показателей для отображения на экране, вывода на печать либо в сохранения в файл.

Содержимое документа в системе JetCalc всегда основано на количественной информации, поэтому базовым представлением документа является таблица с данными. Все прочие представления (графики, текст) являются производными от табличного представления, поэтому всегда могут быть представлены в табличном виде.

Создание и первоначальная настройка документа выполняется в настройках системы Документы > Документы. Внешний вид панели создания и редактирования основных реквизитов документа представлена на следующем рисунке:

Создание документа в системе JetCalc в простейшем случае заключается в последовательном выполнении следующих шагов:

1. Создается уникальный код документа с произвольным названием.

2. Определяются основные реквизиты документа.

3. Прикрепляется (при необходимости предварительно создается новый) корневой узел документа. Если корневой узел содержит дочерние строки и они должны быть видимы в документе, то необходимо установить параметр Развернуть Узел.

4. Устанавливается группа документа, определяющая доступность документа пользователям.

5. Определяется папка размещения документа в дереве документов.

6. Из справочника выбирается единица измерения по умолчанию (обычно тыс. руб.).

7. Устанавливается наличие формы ввода исходных данных.

На этом создание нового документа завершается и он становится доступным пользователям в дереве документов, расположенном в левой панели, при условии наличия у пользователей необходимых прав доступа.

Важно! На текущий момент для появления документа в левой панели необходимо выйти из системы и повторно войти в нее. В последующем данное ограничение будет устранено.

Для документа необходимо установить следующие основные реквизиты, определяющие его функциональность:

• наличие формы ввода;

• единица измерения по умолчанию;

• видимость документа для группы объектов учета;

• группа документов, определяющие права доступа пользователей;

• тип документа;

• целочисленный индекс, в соответствии с которым определяется порядок вывода списка документов на экране.

После сохранения сделанных настроек новый документ доступен для просмотра, редактирования и дальнейшей настройки для пользователей в соответствии с назначенными им правами доступа. Внешний вид созданного документа представлен на следующем рисунке:

В панели Настройка документов необходимо прикрепить заголовки (шапки) документов из имеющихся в системе (подробнее по созданию и использованию заголовков документов см. раздел 6.1).

В этой панели доступны для настройки дополнительные параметры:

• наименование для печати, которое будет выводиться при печати документам, если необходимо уточнить стандартное наименование;

• номер документа, используемый в документообороте;

• возможность представления документа в транспонированном виде (так называемый OLAP-отчет);

• возможность вывода данных документа в виде графика;

• установка признаков документа, используемых системой блокировок (Первичный и Аналитический);

После создания документа следует этап настройки документа, наиболее значимым из которых является настройка древовидной структуры документа. Представление структуры документа в виде дерева связано с удобством настройки и наглядностью представления суммовых итогов по нескольким строкам как суммы подчиненных (дочерних) строк текущей строки (подробнее по настройке строк см. раздел 6.2).

Далее в текущей и следующей главе подробно демонстрируется порядок настройки и документов и последующей работы с ними на примере следующих документов, хорошо известных всем коммерческим организациям:

Раздел "Финансы":

• balans - Бухгалтерский баланс (форма ввода и отчет)

• finres - Финансовые результаты (форма ввода и отчет)

• ddsk - Движение денежных средств (только отчет)

• finan - Финансовый анализ (только отчет)

• olap_finan - Финансовый анализ OLAP (только отчет)

• graph_activ - Активы и обязательства (график)

• graph_dr - Доходы и расходы (график)

• pres_finan - Итоги финансовой деятельности (презентация)

Раздел "Инвестиции":

• teomacro - Макроэкономические показатели (форма и отчет)

• teo - Технико-экономическое обоснование инвестиционных проектов (форма и отчет)

• teo_smeta - Сметная стоимость строительства (форма и отчет)

• teo_graph - Денежные потоки по проектам

• teo_graph_org - Денежные потоки по предприятию

Для кодов документов рекомендуется использовать такие коды, по которым можно легко идентифицировать документ и при этом в случае ручного ввода кода свести вероятность ошибки к минимуму. Данные рекомендации связаны с тем, что при большом количестве документов зачастую гораздо легче искать документы по коду, чем по его названию.