5. Создание документа

Документ является центральным элементом в системе JetCalc и предназначен для ввода в систему исходных данных и формирования производных от них показателей для отображения на экране, вывода на печать либо в сохранения в файл.
Содержимое документа в системе JetCalc всегда основано на количественной информации, поэтому базовым представлением документа является таблица с данными. Все прочие представления (графики, текст) являются производными от табличного представления, поэтому всегда могут быть представлены в табличном виде.
Создание и первоначальная настройка документа выполняется в настройках системы Документы > Документы. Внешний вид панели создания и редактирования основных реквизитов документа представлена на следующем рисунке:
Создание документа в системе JetCalc в простейшем случае заключается в последовательном выполнении следующих шагов:
  1. 1.
    Создается уникальный код документа с произвольным названием.
  2. 2.
    Определяются основные реквизиты документа.
  3. 3.
    Прикрепляется (при необходимости предварительно создается новый) корневой узел документа. Если корневой узел содержит дочерние строки и они должны быть видимы в документе, то необходимо установить параметр Развернуть Узел.
  4. 4.
    Устанавливается группа документа, определяющая доступность документа пользователям.
  5. 5.
    Определяется папка размещения документа в дереве документов.
  6. 6.
    Из справочника выбирается единица измерения по умолчанию (обычно тыс. руб.).
  7. 7.
    Устанавливается наличие формы ввода исходных данных.
На этом создание нового документа завершается и он становится доступным пользователям в дереве документов, расположенном в левой панели, при условии наличия у пользователей необходимых прав доступа.
Важно! На текущий момент для появления документа в левой панели необходимо выйти из системы и повторно войти в нее. В последующем данное ограничение будет устранено.
Для документа необходимо установить следующие основные реквизиты, определяющие его функциональность:
  • наличие формы ввода;
  • единица измерения по умолчанию;
  • видимость документа для группы объектов учета;
  • группа документов, определяющие права доступа пользователей;
  • тип документа;
  • целочисленный индекс, в соответствии с которым определяется порядок вывода списка документов на экране.
После сохранения сделанных настроек новый документ доступен для просмотра, редактирования и дальнейшей настройки для пользователей в соответствии с назначенными им правами доступа. Внешний вид созданного документа представлен на следующем рисунке:
В панели Настройка документов необходимо прикрепить заголовки (шапки) документов из имеющихся в системе (подробнее по созданию и использованию заголовков документов см. раздел 6.1).
В этой панели доступны для настройки дополнительные параметры:
  • наименование для печати, которое будет выводиться при печати документам, если необходимо уточнить стандартное наименование;
  • номер документа, используемый в документообороте;
  • возможность представления документа в транспонированном виде (так называемый OLAP-отчет);
  • возможность вывода данных документа в виде графика;
  • установка признаков документа, используемых системой блокировок (Первичный и Аналитический);
После создания документа следует этап настройки документа, наиболее значимым из которых является настройка древовидной структуры документа. Представление структуры документа в виде дерева связано с удобством настройки и наглядностью представления суммовых итогов по нескольким строкам как суммы подчиненных (дочерних) строк текущей строки (подробнее по настройке строк см. раздел 6.2).
Далее в текущей и следующей главе подробно демонстрируется порядок настройки и документов и последующей работы с ними на примере следующих документов, хорошо известных всем коммерческим организациям:
Раздел "Финансы":
  • balans - Бухгалтерский баланс (форма ввода и отчет)
  • finres - Финансовые результаты (форма ввода и отчет)
  • ddsk - Движение денежных средств (только отчет)
  • finan - Финансовый анализ (только отчет)
  • olap_finan - Финансовый анализ OLAP (только отчет)
  • graph_activ - Активы и обязательства (график)
  • graph_dr - Доходы и расходы (график)
  • pres_finan - Итоги финансовой деятельности (презентация)
Раздел "Инвестиции":
  • teomacro - Макроэкономические показатели (форма и отчет)
  • teo - Технико-экономическое обоснование инвестиционных проектов (форма и отчет)
  • teo_smeta - Сметная стоимость строительства (форма и отчет)
  • teo_graph - Денежные потоки по проектам
  • teo_graph_org - Денежные потоки по предприятию
Для кодов документов рекомендуется использовать такие коды, по которым можно легко идентифицировать документ и при этом в случае ручного ввода кода свести вероятность ошибки к минимуму. Данные рекомендации связаны с тем, что при большом количестве документов зачастую гораздо легче искать документы по коду, чем по его названию.