5.1. Группы документов

Группы документов можно представить в виде логических папок, в которых группируются документы исходя из их принадлежности к определенной сфере деятельности либо исходя из специфики их использования.

Например, могут быть созданы следующие группы документов:

• FIN - Финансовая отчетность (используется в демонстрационной модели)

• INV - Инвестиции (используется в демонстрационной модели)

• FPEO - Документы планово-экономического отдела

• RBANK - Отчетность для банков

С помощью групп документов в системе JetCalc реализованы следующие функции:

• настройка прав доступа на уровне пропусков для каждой группы документов;

• открытие либо закрытие отчетных периодов для редактирования документов.

В демонстрационной модели все документы раздела "Финансы" включены в группу FIN, а документы раздела "Инвестиции" - в группу INV.

Группы документов настраиваются в разделе Документы > Группы документов. При создании новой группы документов она включается в основной перечень групп, которые отображаются при настройке пропусков. Если группу пометить как Дополнительную, то она будет доступна при настройке пропусков только пользователям, которые имеют один из следующих признаков:

• администратор

• администратор департамента

• администратор дивизиона

• администратор предприятия

Для определения доступности группы документов для настройки пропусков одновременно с параметром Дополнительная установить один или несколько следующих параметров:

• Для администраторов

• Для администраторов департамента

• Для администратора дивизиона

• Для администратора предприятия

Вне зависимости от установки параметра Дополнительная все группы документов доступны панели установки доступности групп документов для редактирования в отчетных периодах Периоды > Отк.Периоды.

Один документ может быть размещен только в одной группе. Вместе с тем, на практике часто возникает ситуация, когда определенному пользователю нужно предоставить доступ не к группе документов в целом, а только к конкретному документу. В этой ситуации достаточно создать документ с новым кодом, но другим названием, настроить его соответствующим образом и включить его в вновь созданную специальную группу, доступ к которой предоставить этому пользователю.

Несмотря на возможность создания в системе JetCalc нескольких одинаковых документов, принадлежащим к разным группам документов, настоятельно рекомендуется создавать только один документ с настроенной формой ввода, остальные же документы должны иметь доступ только по чтению. Эта рекомендация связана с необходимостью обеспечения персональной ответственности руководителя конкретного подразделения за ввод и проверку первичных данных, при которой за сбор и проверку данных отвечает одно подразделение, а информация для просмотра может быть доступна сотрудникам других подразделений в соответствии с настроенными правами доступа.