8.3. Прикрепленные файлы

В некоторых случаях при работе с документами требуется подтверждение полноты и достоверности содержащихся в этих документах данных. В качестве подтверждающих материалов могут выступать:

• заверенные подписями и печатями организации документы финансовой отчетности;

• запросы на разрешение перерасхода сверх лимита (плана) определенного вида ресурсов с подписью заявителя и визой с решением уполномоченного лица;

• пояснительные записки к плановым либо фактическим показателям с визами экономиста либо бухгалтера;

• и т.п.

Для таких случаев в системе JetCalc на вкладке Файлы можно к текущему документу прикрепить графическую копию в формате .PDF или .JPEG сканированного документа, содержащего подписи и печати, внешний вид которой представлен на следующем рисунке:

По умолчанию на вкладке Файлы выводятся все прикрепленные к текущему документу файлы - по всем организациям, доступным пользователю, за все года и периоды. При необходимости файлы могут быть отфильтрованы по следующим признакам:

• организация;

• год;

• период;

• тип файла;

При изменении значений фильтров их состояние сохраняется при переключении на другие документы и разделы системы по следующей схеме:

• фильтр по году и периоду изменяется и сохраняется для всех документов;

• фильтр по организации и типу файлов изменяется и сохраняется только для текущего документа.

Для прикрепления файла необходимо нажать на кнопку Добавить файл для вызова следующего диалога:

Для прикрепления файлов к документу необходимо указать следующие обязательные атрибуты, к которым относится содержимое прикрепляемого файла:

• организация;

• год;

• период.

При прикреплении файлов дополнительно могут быть определены:

• полное и краткое наименование документа

• номер документа

• тип файла (из выпадающего списка)

• примечание

Доступные типы файлов настраиваются в административной панели в разделе настройки системы Процессы > Типы файлов. Типы используются системой блокировок JetCalc для контроля полноты и качестве предоставления информации. Внешний вид панели представлен на следующем рисунке:

Прикрепленный файл может быть просмотрен в браузере, скачан на локальный жесткий диск либо удален из системы. Следует отметить, что при удалении файл удаляется только из интерфейса, физически же файл остается в базе данных, но для него устанавливается признак неактивности.